Opbouw privacyverklaring

De Bibliotheek West-Brabant is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doelen wij dit doen. Ook lichten wij toe voor welke diensten wij de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag wij dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen wordt belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens en het behandelen van de bewaartermijnen komen aan bod. Verder worden jouw rechten genoemd als betrokkene bij de verwerking van jouw persoonsgegevens evenals de manier om hierover een klacht in te dienen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon. Voorbeelden hiervan zijn jouw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms anonimiseren wij jouw persoonsgegevens zodat je niet meer herleidbaar bent als persoon, b.v. bij het gebruik van statistieken.

Ben je verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Ja, het is nodig om jouw persoonsgegevens te verstrekken om je de dienst te kunnen bieden die jij bij ons afneemt. Zo hebben we persoonsgegevens van je nodig voor het afsluiten van een lidmaatschap met de bibliotheek. We gebruiken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de dienst die je van ons gebruikt.
Voor sommige extra diensten vragen wij aparte toestemming, zoals voor het versturen van onze nieuwsbrief en aanwinstenmails.

Persoonsgegevens verzameld bij anderen?

De Bibliotheek West-Brabant verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen wij van de betrokkene zelf of van de ouder c.q. verzorger als de betrokkene jonger is dan 16 jaar. Uitzondering hierop zijn de leerlinggegevens die worden verkregen van scholen waarmee de Bibliotheek West-Brabant een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten (de Bibliotheek op school: dBos). In dat geval fungeert de Bibliotheek West-Brabant als verwerker.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

De Bibliotheek West-Brabant is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. 

Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Persoonsgegevens kunnen worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van jou:

• Categorie 1: Naam en contactgegevens
  Dit zijn jouw voor- en achternaam, geslacht, adres, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer.
  
• Categorie 2: Betaalgegevens
  Dit is jouw bankrekeningnummer.
  
• Categorie 3: Leengegevens
  Dit zijn de gegevens over jouw uitleningen, reserveringen, aanvragen, (openstaande) betalingen en interesseprofiel (na toestemming).
  
• Categorie 4: Opleidingsgegevens
  Dit zijn gegevens, zoals opleidingsniveau en digitale en/of taalvaardigheden die nodig zijn om deelnemers in te laten stromen naar de juiste taaloefengroep of cursus.

Voor welke doelen gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen:

• Leveren van diensten
  - Inschrijven in onze systemen;
  - Opmaken van overeenkomst voor het abonnement of toestemming voor deelname aan een activiteit, taaloefengroep of cursus;
  - Klantenservice;
  - Authenticatie van de klant;
  - Transacties uitvoeren en rappels en rekeningen versturen;
  
• Onderzoek en statistiek (gegevens zijn geanonimiseerd)
  - Bijhouden van statische data;
  - Analyseren van deze data;
  - Verbeteren van onze website (zoals gebruik van cookies);
  
• Juridische geschillen
  - Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil.

Voor welke diensten gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor:

• Dienst 1: Inschrijven van een klant
  Voor het inschrijven van een klant gebruikt de Bibliotheek West-Brabant persoonsgegevens uit de 1e en 2e categorie. Dit heeft als doel om nieuwe leden in te schrijven en vervolgens diensten te kunnen leveren.
  
• Dienst 2: Uitlenen, innemen en reserveren van materialen
  Voor het uitlenen van materialen gebruikt de Bibliotheek West-Brabant persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie.
  
• Dienst 3: Aanvragen
  De Bibliotheek West-Brabant verwerkt de persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie bij het aanvragen van titels uit andere bibliotheken.
  
• Dienst 4: Educatie
  De Bibliotheek West-Brabant gebruikt persoonsgegevens uit de 1e en 4e categorie voor het inschrijven en verwijzen van (potentiële) deelnemers aan taaloefengroepen en/of cursussen, het uitnodigen voor voortgangstoetsen en bijeenkomsten en het versturen van nieuwsbrieven en andere relevante informatie voor de cursisten.
  
• Dienst 5: Overige verwerkingen
  De Bibliotheek West-Brabant verwerkt verder persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie, daar waar nodig. Dit kan zijn bij het gebruik van de klantenservice door een klant, het doen van onderzoek en bij het afhandelen van juridische geschillen. Ook kan het zijn dat de Bibliotheek West-Brabant jouw persoonsgegevens moet verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Op basis van welke grondslagen gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van:

• Toestemming
  De Bibliotheek West-Brabant gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd door de klantenservice bij inschrijving of via de website, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen. Ook voor deelnemers aan activiteiten, taaloefengroepen en cursussen gebruiken we toestemming als grondslag.
  
• Overeenkomst
  De Bibliotheek West-Brabant gebruikt voor het uitlenen van materialen een abonnement met een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in het systeem. Dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.
  
• Algemeen belang
  De Bibliotheek West-Brabant gebruikt persoonsgegevens op grond van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen.
  
• Gerechtvaardigd belang
  Daarnaast maakt de bibliotheek gebruik van direct marketing op basis van de rechtsgrond gerechtvaardigd belang. Het benaderen van leden met bibliotheek-gerelateerde diensten is daarvan een voorbeeld. Daarbij wordt aan de betrokkene altijd de mogelijkheid geboden hier blijvend bezwaar tegen te maken en niet langer op die manier benaderd te worden. De Bibliotheek West-Brabant houdt zich daar vervolgens aan.

Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming

De Bibliotheek West-Brabant maakt gebruik van profilering. Dit is een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens voor het evalueren van persoonlijke aspecten, met name om zaken over personen te analyseren of te voorspellen, zoals het maken van klant- en doelgroepsegmentatie. De betrokkene kan hier bezwaar tegen maken om niet op die manier benaderd te worden en de Bibliotheek West-Brabant houdt zich daaraan.

Delen persoonsgegevens met de KB

Als lid van de Bibliotheek West-Brabant kun je gebruikmaken van de lokale bibliotheek én verschillende aanvullende landelijke diensten die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek.
Via www.onlinebibliotheek.nl kun je bijvoorbeeld e-books en luisterboeken lenen. Ook op www.bibliotheek.nl worden specifieke diensten door de Koninklijke Bibliotheek aangeboden, zoals het aanvragen van titels bij andere bibliotheken in Nederland.

Voor de toegang tot zowel de lokale als landelijke bibliotheekdiensten wordt gebruik gemaakt van één landelijk inlogsysteem. Dit houdt in dat bibliotheekleden één gebruikersnaam en wachtwoord nodig hebben om in te
loggen op de website van de Bibliotheek West-Brabant én de landelijke bibliotheekdiensten. Voor het verwerken van persoonsgegevens voor dit landelijke inlogsysteem zijn de Koninklijke Bibliotheek en de Bibliotheek
West-Brabant gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

De Bibliotheek West-Brabant deelt op verschillende manieren gegevens met de Koninklijke Bibliotheek.
In het kader van het landelijke inlogsysteem worden door de Bibliotheek West-Brabant en de Koninklijke Bibliotheek de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Gebruikersnaam
• Wachtwoord
• E-mailadres
• Gepseudonimiseerd uniek koppelnummer

De Bibliotheek West-Brabant wisselt op voorhand een beperkte set persoonsgegevens met de Koninklijke Bibliotheek uit. Die gegevens maken het mogelijk dat de Koninklijke Bibliotheek jou als lid van de Bibliotheek West-Brabant herkent als jij je registreert bij en/of gebruik maakt van diensten van de online Bibliotheek waarvoor een lokaal lidmaatschap is vereist.De volgende gegevens worden met de KB gedeeld:

• Geboortedatum (controlevraag)
• Lidmaatschapsnummer/pasnummer bij de Bibliotheek West-Brabant
• Rechten op toegang tot de online Bibliotheek

Als je je hebt geregistreerd bij de online Bibliotheek voor het lenen van e-books en luisterboeken, dan geeft de Koninklijke Bibliotheek dat vervolgens aan ons door en wij zetten dat in onze ledenadministratie. We doen dat omdat de vergoeding voor het lenen van e-books is inbegrepen bij de lidmaatschapsvergoeding die je betaalt aan ons. Wij kunnen je dan beter van dienst zijn, bijvoorbeeld bij vragen over je lidmaatschap. Ook kunnen we je informeren over nieuwe tarieven voor abonnementen met e-books en specifieke evenementen rondom e-books. Ook hoeven bepaalde promotiecampagnes niet aan je gestuurd te worden, omdat je al gebruik maakt van e-books.
Hiervoor worden de volgende gegevens door de Koninklijke Bibliotheek met de Bibliotheek West-Brabant gedeeld:

• Pasnummer
• Actieve e-booklener (ja/nee)

De Koninklijke Bibliotheek deelt niet welke e-books je hebt geleend.

Als je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door de Koninklijke Bibliotheek in het kader van de online Bibliotheek, verwijzen we je graag naar de privacyverklaring van de online Bibliotheek.

Delen persoonsgegevens met andere partijen

De Bibliotheek West-Brabant deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de leenovereenkomst.

Daarnaast maakt de Bibliotheek West-Brabant gebruik van een aantal leveranciers voor bijvoorbeeld het uitleensysteem, de Bibliotheek App en de site. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers en wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld de zorgvuldige omgang met jouw gegevens.

Soms is de Bibliotheek West-Brabant verplicht om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen als deze wettelijke plicht bestaat, anders niet.

De Bibliotheek West-Brabant zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat wij afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

Verwerken persoonsgegevens in landen buiten de EU

Wij hanteren technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers en vrijwilligers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, als wij jouw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen van jouw persoonsgegevens:

• Categorie 1: Naam en contactgegevens
  Naam en contactgegevens van leden bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat en uiterlijk 1 jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is. Gegevens van activiteiten bewaren we uiterlijk 1 jaar na het verstrijken van de activiteit. Gegevens over cursisten worden 1 jaar en 4 maanden bewaard vanwege de verantwoording aan de subsidieverstrekker. Na uitschrijving van de nieuwsbrief worden de e-mailadressen uiterlijk 1 maand bewaard.
• Categorie 2: Betaalgegevens
  Betaalgegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat en daarna nog 7 jaar. In het geval van een betaald product of dienst (niet lidmaatschap) bewaren wij de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.
• Categorie 3: Leengegevens
  Leengegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat en uiterlijk 1 jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.
• Categorie 4: Opleidingsgegevens
  Opleidingsgegevens over cursisten worden 1 jaar en 4 maanden bewaard vanwege de verantwoording aan de subsidieverstrekker.

Welke rechten heb je op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

De Bibliotheek West-Brabant vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen:

• Het recht van inzage: je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken via de site www.bibliotheekwb.nl - Inloggen
• Het recht van correctie: als de persoonsgegevens die wij van jou verwerken niet juist zijn, heb je het recht om deze aan te laten passen. Je kunt het ook zelf aanpassen via www.bibliotheekwb.nl - Inloggen
• Het recht van verwijdering: als wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen, heb je het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
• Het recht van bezwaar: als wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging volgt. In het geval van direct marketing heb je altijd het recht van bezwaar;
• Het recht van beperking: je hebt het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken in de periode dat wij bepalen of jouw gegevens onrechtmatig verwerkt zijn, gerectificeerd of verwijderd moeten worden of dat jij bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking;
• Het recht van dataportabiliteit: op jouw verzoek moeten wij al jouw persoonsgegevens overdragen aan jou of een andere organisatie naar jouw keuze. Je kunt alleen van dit recht gebruik maken als de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te beperken, verwijderen en verplaatsen. Vul daarvoor dit aanvraagformulier in en mail het verzoek naar info@bibliotheekwb.nl. Om er zeker van te zijn dat een verzoek door jou is gedaan, controleren we jouw identiteit. De Bibliotheek West-Brabant reageert uiterlijk binnen een maand op jouw verzoek.

Hoe kun je contact met ons opnemen?

Heb je een vraag, verzoek, klacht of opmerking? Dan kun je op de volgende manieren contact met ons opnemen:

Mail: info@bibliotheekwb.nl
Telefoon: 0165 – 55 20 80

Je kunt ook contact opnemen met onze privacy officer Karen Albers, k.albers@bibliotheekwb.nl.

Klacht indienen?

De Bibliotheek West-Brabant vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, dan kan het voorkomen dat je als klant niet tevreden bent. Voor vragen en klachten over privacy en het gebruik van je persoonsgegevens kun je terecht bij de functionaris gegevensbescherming van de Bibliotheek West-Brabant: Michiel Wilhelm, michiel.wilhelm@privacyanders.nl

Als je niet tevreden bent over de manier waarop de Bibliotheek West-Brabant een kwestie afhandelt, kun je deze vervolgens voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.